Berufsbild Virtuelle Assistenz

Der Beruf Virtuelle Assistenz (Abkürzung: VA) kommt ursprünglich aus den USA. Dort gibt es seit knapp 30 Jahren Virtuelle Assistenten. Auch im deutschsprachigen Raum werden Virtuelle Assistenten, die Unternehmen und Einzelunternehmer unterstützen, immer beliebter und bekannter.


Was ist Virtuelle Assistenz?

Ein Virtueller Assistent oder eine Virtuelle Assistentin ist ein selbständiger Dienstleister, der Unternehmen oder Einzelunternehmer durch bestimmte Aufgaben unterstützt. Die übernommenen Aufgaben führt die Virtuelle Assistenz digital über das Internet durch. Auftraggeber und Virtuelle Assistenz sind räumlich und örtlich voneinander getrennt, der Auftraggeber muss der Virtuellen Assistenz keine gemeinsamen Arbeitsräume oder einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen. Virtuelle Assistenten arbeiten meist im Home Office oder in Coworking-Spaces. Für die Kommunikation nutzen Kunde und VA unterschiedliche Werkzeuge wie E-Mail, Videokonferenzen, Telefonate oder Messenger wie Slack.  


Welche Aufgaben und Tätigkeiten bieten Virtuelle Assistenten an?

Der große Vorteil am Berufsbild der Virtuellen Assistenz ist, dass jede/r VA selbst entscheiden kann, welche Aufgaben und Services sie anbieten möchte. Das Angebot der Dienstleistung richtet sich nach Qualifikation, Erfahrung und Kompetenz. Zu den klassischen Aufgaben zählen:

Backoffice, Sekretariat und Administration

  • Terminmanagement
  • Planung und Vorbereitung von Besprechungen und Meetings
  • Organisation von Reisen
  • elektronische Ablage
  • Korrespondenz
  • Erstellung von Präsentationen
  • Rechnungserstellung
  • Belege sortieren
  • Datenerfassung – und pflege
  • Recherche

Social Media Management

  • Aufbau der Kanäle und Profile (Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Youtube, Xing, Linkedin, TikTok, Snapchat
  • Communityaufbau und -management
  • Beiträge verfassen und posten
  • Grafiken erstellen
  • Redaktionspläne erstellen
  • Gruppen moderieren
  • Social Media Strategien entwickeln
  • Monitoring und Analyse
  • Bezahlte Werbung (Ads)

Texte

  • Texterstellung für Blogs, Social Media, Newsletter, Präsentationen, Produktbeschreibungen, Freebies usw.
  • Texte korrigieren und/oder lektorieren
  • Übersetzungen
  • Korrespondenz
  • Verkaufstexte (=Copywriting)
  • Transkriptionen von Videos, Podcasts, Interviews

Webdesign / Wordpress-Support

  • Website erstellen
  • Website-Betreuung wie Aktualisierungen, Backups, Problembehebung
  • Landingpages und Salespages erstellen
  • Pop-Ups, Widgets, Banner und Slider einfügen
  • Texte und Bilder einfügen
  • Blogartikel einpflegen
  • Kommentare genehmigen und beantworten

Podcast-Service

  • Schnitt und Nachbearbeiten von Podcastfolgen
  • Transkriptionen der Episoden
  • Shownotes erstellen
  • Upload auf dem Server
  • Themenrecherche 
  • Gäste-Akquise

Grafik und Video

  • Erstellen von Grafiken
  • Bildberabeitung
  • Videoschnitt und -bearbeitung
  • Logo-Design
  • Druckvorlagen
  • Entwicklung Corporate Design


Welche Fähigkeiten und Kenntnisse braucht man als Virtuelle Assistenz?

Wie du gesehen hast, ist der Aufgabenbereich einer Virtuellen Assistenz sehr vielfältig und richtet sich danach, was du als Virtuelle Assistenz für Fähigkeiten und Kenntnisse hast. Diese lassen sich mit Weiterbildungsmaßnahmen wie Onlinekurse, Praktika, Bücher und Tutorials jederzeit erweitern. Die meisten Virtuellen Assistenten starten - sofern sie keine Spezialkenntnisse haben - mit einfachen Tätigkeiten wie Backoffice, Recherche oder Dateneingabe. Für diese Art von Tätigkeiten musst du genau arbeiten, verlässlich sein und mitdenken. 

Die Mindestvoraussetzung um als Virtuelle Assistenz zu starten ist der Umgang mit einem PC und eine Internet-Affinität. Kunden wünschen sich darüberhinaus folgende Eigenschaften und Fähigkeiten:

  • Zuverlässigkeit
  • Motivation
  • Engagement
  • Eigenverantwortung
  • Strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise
  • "Can do Attitude"
  • Organisationstalent
  • Zeitmanagement
  • Lernbereitschaft
  • Schnelle Auffassungsgabe
  • Problemlösungskompetenz

Je nach Dienstleistungsangebot kommen weitere Skills hinzu. Eine Virtuelle Assistenz, die Grafikdesign anbietet, muss kreativ sein. Ein Social Media Manager braucht Kommunikationsstärke. Jemand, der Webdesign oder Wordpress-Support anbietet, muss technisch versiert sein. Die oben aufgeführten Soft Skills werden allerdings aufgabenübergreifend gewünscht. 


Welche Vorteile hat eine Virtuelle Assistenz für Kunden?

Für Auftraggeber bringt die Zusammenarbeit mit Virtuellen Assistenten zahlreiche Vorteile. Der größte Vorteil ist die Tatsache, dass man sich als Auftraggeber wieder seinem Kerngeschäft widmen kann und durch das Outsourcing wertvolle Zeit zurückgewinnt. Weitere Vorteile sind:


  • Volle Kostenkontrolle und keine Lohnnebenkosten
  • Keine Kosten für die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes 
  • Geringer Verwaltungsaufwand 
  • Flexible Vertragsgestaltung / kürzere Kündigungsfristen
  • Motivierte Dienstleiter mit umfangreichem Know-How
  • Kurzfristige und flexible Einsatzmöglichkeiten




Quelle: Arbeiten mit Fidan